décembre 26, 2017

Coup de projecteur sur les factures électroniques

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Factures électroniques, Dématérialisation, facture papier, facturation

Plusieurs stratégies sont mises en œuvre par les entreprises afin de réduire les coûts d’exploitation, et augmenter par la même occasion le chiffre d’affaires. Parmi ces stratégies, le système de facturation électronique est sans doute l’un des éléments les plus importants. Ce procédé présente une multitude d’avantages, mais est soumis à quelques obligations émises par la loi et doit également respecter les obligations pratiques pour être réellement efficace.  La facturation électronique offre plusieurs avantages, notamment des gains financiers, de productivité et de temps, mais surtout un processus de facturation facilité.

Optimisation des coûts d’exploitation
La facturation électronique optimise les coûts d’exploitation d’une entreprise dans la mesure où elle offre des gains financiers, et ce, en permettant de réduire l’utilisation de papier et du coût des envois. En moyenne, le coût d’une facture papier tourne autour des 15 euros contre 4 euros pour les factures électroniques. Cette illustration offre une aperçue globale du gain financier qu’offre la dématérialisation des factures.

Gains de productivité et de temps
Le dispositif de facturation électronique octroie des gains en terme de productivité. Avec un tel procédé, il n’est plus nécessaire d’immobiliser plusieurs personnes sur une même tâche. Une seule ressource sera en mesure de s’occuper de la certification, par le biais des signatures électroniques ; de l’envoi, par courriel par exemple ; et de l’archivage des factures électroniques ; via différents dispositifs de stockage. D’ailleurs, l’archivage des factures électroniques permet en quelques clics de les retrouver, ce qui offre aussi un gain de temps considérable.

Suivi financier facilité d’un dossier par l’utilisation de logiciels
Certains logiciels de gestion de dossier intègrent un système intelligent de facturation électronique. Cela facilite grandement le suivi financier d’un dossier dans la mesure où certains de ces outils permettent, entre autres, d’évaluer la rentabilité d’un dossier, de vérifier les montants déjà facturés et le travail restant à facturer, de visualiser les avances client et le budget consommé ou encore de recevoir des alertes lorsqu’un complément d’avance client est nécessaire.

Avantages clients
Les factures électroniques offrent également plusieurs avantages aux clients. Ils peuvent les consulter à tout moment (en ligne, à travers un espace client dédié ou tout simplement par email), procéder à un paiement en ligne, les stocker facilement grâce à un archivage électronique, etc.

Généralités sur les factures électroniques

Catégories de factures électroniques:
On peut regrouper les factures électroniques en deux catégories : les factures structurées et les factures non-structurées. Le premier type est envoyé aux destinataires sous des formats approuvés par l’administration fiscale suivant la norme EDI, XML ou d’autres formats similaires. Les factures non-structurées, quant à elles, sont émises sous un format non-modifiable tel que des fichiers PDF ou JPEG.

Modes de facturation électronique
On distingue deux modes de facturation électronique : la facturation simple et la dématérialisation fiscale. Pour le premier cas, l’échange se fait de deux manières, soit par l’envoi d’une facture papier, qui sera scannée pour être numérisée une fois arrivée chez le destinataire, soit par émission d’une facture électronique avec en parallèle l’envoi d’une facture papier. Ce qu’il faut comprendre, c’est que pour la facturation simple le document légal reste la facture papier.
Pour le deuxième cas, l’échange de factures se fait seulement par voie électronique. Il convient de noter que les fichiers émis doivent ici respecter diverses contraintes et normes administratives. En France, ces règles sont définies par le Code Général des Impôts dans les articles 289 bis et 289 V. Parmi ces obligations fixées par la loi, il est important de savoir qu’une facture électronique valable doit garantir l’identité de son émetteur, ne doit pas être modifiable ou encore, doit être parfaitement lisible.

La facturation électronique peut être réellement avantageuse pour les entreprises. Ce procédé permet par exemple d’avoir des gains financiers, de productivité et de temps, des éléments clés qui contribuent au succès d’une entreprise. Néanmoins, ce système est soumis à des règles strictes fixées par la loi, et le coût de sa mise en place peut être relativement élevé. Face à toutes ces contraintes, le meilleur moyen pour une entreprise de basculer vers la dématérialisation fiscale et tirer profit de tous ses avantages est d’utilisation des logiciels performants. Parfaitement au courant de cela, l’équipe IPzen propose IPzen Legal, un outil intégrant un module intelligent de facturation qui répond aux besoins et aux attentes des métiers du conseil et d’avocat.