mars 15, 2018

Pourquoi utiliser une solution de gestion de dossier dans le cloud ?

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L’organisation du travail a toujours été un facteur clé de  réussite professionnelle quel que soit le secteur. C’est pouquoi  les méthodes d’organisation évoluent chaque jour afin d’aider les entreprises à améliorer leurs performances. Jusqu’à il y a quelques années, la recherche d’une information spécifique impliquait de passer beaucoup de temps à rechercher dans des piles de documents et dossiers. Puis les services numériques sont venus faciliter la gestion de dossiers en la rendant  plus rapide et plus précise.

Cependant, il manquait encore quelque chose à ces outils numériques. S’il est pratique de conserver les informations des dossiers sous forme numérique, ne serait-il pas préférable d’avoir une solution qui permette de les stocker de manière plus sécurisée ? Ou de télécharger facilement tout type de document dans un fichier et grâce à moteur de recherche performant retrouver des fichiers par critères ? Une  solution qui qui permette d’envoyer des courriels à partir des dossiers et de lier des fichiers avec un modèle parent/enfant pour une gestion optimale? Une solution qui permette également de créer automatiquement des documents grâce à un générateur de documents et, afin de vous aider à organiser votre emploi du temps pour ne pas manquer une date limite, un onglet agenda inclus ? Cette solution qui révolutionne l’organisation du travail existe: Il s’agit de IPzen Legal, une plateforme de gestion de dossiers basée dans le cloud qui organise toute l’information concernant un dossier et qui fournit tous les outils nécessaires pour son suivi.

Ce système vous donne un accès facile et rapide au statut d’un dossier  et aux informations générales.

Vous aurez une visibilités sur les avocats et les autres parties, sur l’historique du dossier, aux diverses actions relatives aux fichiers numériques ainsi qu’aux pièces jointes mais aussi aux communications par courriels et aux délais pour permettre une centralisation des informations issues de sources différentes.

Où se trouve la force de cette solution de  gestion des dossiers ? Elle réside dans sa capacité innovante à consolider et à simplifier le travail collaboratif ainsi que le partage de fichiers numériques en toute sécurité. Travailler dans un système dans le cloud permettra aux  cabinets d’avocats de gagner du  temps  en réduisant les heures voire les jours passés à organiser des fichiers. Avec ce système l’organisation des dossier peut se faire rapidement permettant aux avocats d’augmenter leur productivité et  de consacrer plus de temps à des activités plus stratégiques.

Le partage de documents numériques avec votre équipe et vos clients devient plus facile avec les outils inclus dans ce système dans le cloud. Avec ces outils de collaboration, ne manquez plus aucuns délais : ils peuvent être associés à un fichier numérique et assignés à un utilisateur spécifique. Ce dernier n’aura plus qu’à se connecter à IPzen Legal pour découvrir ses missions et les mises à jour dans son tableau de bord personnel. Créer des rappels et des délais n’a jamais été aussi rapide et facile.

Par ailleurs, IPzen Legal vous propose une solution de facturation intégrée pour générer vos factures et suivre les paiements de manière simple et rapide afin de réduire les retards de paiement grâce à une facturation intelligente. Cette solution de facturation est conçue pour simplifier les tâches de facturation de l’utilisateur, afin d’augmenter la rentabilité de son cabinet. Une section de statistiques générales peut être trouvée dans les tableaux de bord financiers du système. Cette solution basée sur le cloud inclut également une fonctionnalité d’édition en masse pour mettre à jour plusieurs fichiers simultanément.

Une préoccupation que l’on peut avoir à propos du cloud est son niveau de sécurité. Néanmoins, pour IPzen Legal, la sécurité est une priorité. Les utilisateurs peuvent accéder aux détails d’un dossier rapidement depuis n’importe où, à tout moment de manière sécurisée. Chaque client dispose d’une machine virtuelle avec sa propre base de données et son propre stockage. Les communications sont cryptées avec un certificat SSL avec une surveillance 24h/24, 7j/7.

Cette plateforme cloud est un environnement sécurisé dans lequel les utilisateurs contrôlent eux-mêmes les informations à l’aide de fonctionnalités de confidentialité, en définissant les droits d’accès par utilisateur. Cette solution cloud est basée sur une technologie cloud hautement sécurisée qui permet aux utilisateurs de télécharger tout type de documents dans un fichier numérique. Elle inclut également une fonction Droits d’Administrateur pour interdire la suppression de documents selon les droits attribués au profil d’un utilisateur. Il est possible de surveiller l’activité de votre temps dans le cloud, puisque chaque action prise dans le module peut être documentée avec des textes ou des documents joints.

En plus, avec ce système dans le cloud, les utilisateurs n’auront plus à s’inquiéter des sauvegardes et des mises à jour des logiciels: la sauvegarde est continue dans deux datacenters. Étant donné que IPzen Legal est un outil basé sur le cloud, il n’est pas nécessaire de télécharger de logiciel. Il ne faut qu’un simple navigateur pour accéder à IPzen Legal.

Après avoir énuméré quelques-uns des avantages que le cloud à offrir, nous pouvons nous demander quels sont ceux qui n’utilisent pas encore une telle solution qui ne fera que faciliter leur travail et augmenter leur productivité ? Sûrement, ceux seulement qui n’ont pas encore entendu parler de IPzen Legal, la solution de gestion de dossiers centralisée et intuitive qui vous permet de rassembler tous vos documents dans un seul endroit et gagner du temps.